Handover – jak napisać go właściwie?

Cześć,

Dzisiejszy temat przyszedł mi na myśl z uwagi na zbliżający się termin końca mojego kontraktu, a wraz z nim przygotowania statku oraz napisania handoveru. Wiele z nich, które otrzymałem do przeczytania zawierało tak wiele nieistotnych informacji, a tak mało elementów, które są zdecydowanie ważniejsze w pierwszych dniach przekazywania i poznawania jednostki, szczególnie konstrukcji nowej na której nie ma się doświadczenia. W związku z tym postanowiłem przygotować krótki poradnik dotyczący notatek, które powinien zawierać każdy dobrze przygotowany handover.

Co to jest handover?

Handover Notes jest dokumentem tworzonym przez oficera, który kończy swój kontrakt lub zmienia swoje stanowisko i ma na celu pomoc jego następcy w poznaniu szczegółów jego przyszłych obowiązków. Dzięki zapewnieniu właściwych informacji w dokumencie cały proces będzie przebiegał krótko i bezproblemowo.

Kto powinien napisać handover?

Każdy kto posiada jakiekolwiekiek obowiązki na statku powinien przygotować handover, nawet w sytuacji kiedy nie kończy kontraktu, a zmienia tylko stanowisko, np. awansując. Zdarzają się również sytuacje kiedy osoba opuszczająca stanowisko robi to tylko tymczasowo (w sytuacji awaryjnego zjazdu do domu,a następnie powrotu na statek), wówczas handover również ma tutaj logiczne zastosowanie.

Kiedy?

Handover powinien być napisany około tygodnia przez planowanym zakończeniem kontraktu I planowanym opuszczeniem stanowiska. Idealna sytuacja to taka kiedy planowany jest tak zwany „overlap” czyli zmiennik i oficer kończący kontrakt przekazują sobie obowiązki w drodze do następnego portu. Zazwyczaj jednak nie jest to możliwe ze względu na cięcia kosztów przez kompanie. Dobrym rozwiązaniem jest wysłanie kopii handoveru na mejla tak by zmiennik mógł na spokojnie zapoznać się z informacjami tam zawartymi np. Podczas podróży na statek, tak by mieć przygotowaną listę pytań w momencie jakichkolwiek niejasności.

Jak?

Handover nie powinien zawierać więcej niż 3 do 4 stron wyłączając załączniki. Powinien być bardziej rzeczowy i oparty na faktach niż własnych przemyśleniach. Poniżej znajdziesz przykładowy szablon, który może być użyty w handoverze. Dokładniejszą analizę znajdziesz również poniżej.

Kapitańskie poprawki – czy potrzebne?

W wielu SMS (Safety Management System) zawarte są informacje dotyczące warunków przetwarzania handoveru. Po przygotowaniu przez oficera, trafia on wówczas na kapitański stół i rodzi się pytanie czy kapitan powinien ingerować w taki dokument? Moim zdaniem nie. Powinien jedynie się z nim zapoznać i oznaczyć jako otrzymany. Jeżeli ma jakiekolwiek zastrzeżenia wówczas powinien je przekazać oficerowi w celu dalszej dyskusji lub naniesienia poprawek.

Archiwizacja

Dzisiejsze systemy SMS są skomputeryzowane, a zdecydowana większość z nich wymaga skanowania dokumentu i przesłania go na centralny serwer w celu archiwizacji. Daje to możliwość prześledzenia wielu ważnych zdarzeń na przestrzeni konkretnego czasu, np. Ile czasu dane urządzenie nie działa? Jeżeli zawarte elementy w poprzednich handoverach są wciąż aktualne i ważne z punktu widzenia oficera wówczas daje to dodatkowy element pozwalający na jeszcze głębsze zapoznanie się ze stanowiskiem i jego obowiązkami. Handover powinien być dostępny dla wszystkich pod warunkiem iż nie zawiera żadnych informacji poufnych.

Czego nie powinien zawierać handover?

Handover nie powinien zawierać takich informacji jak godziny pracy gdyż jest to wiedza ogólno dostępna np. z muster list. Często spotykam się z sytuacją kiedy rozdziały SMS (Safety Management System) są po prostu skopiowane i wklejone w handover – to nie powinno być generalnie praktykowane z uwagi na fakt iż SMS powinien być znany każdemu oficerowi, przynajmniej część dotycząca jego obowiązków. Zazwyczaj przed przyjazdem na statek dostaje się do podpisu oświadczenie iż znasz SMS, a na statku podczas „familiarisation” czyli procesu zapoznania ze statkiem taką informację również należy potwierdzić. Niezaprzeczalnie na morzu pracują ludzie dla których handover to encyklopedia i masowo wklejają kopie instrukcji, które tylko zwiekszają ilość stron handoveru, a nie wprowadzają niczego wartościowego. Nie należy też podawać informacji że o 1730 należy zmienić Chiefa Officera na kolację. To jest również nagminne ale i błędne.

Co powinien zawierać handover?

Prawidłowy handover powinien zawierać przedewszystkim:

• Informację o sprzęcie, który nie działa poprawnie i na niego powinniśmy zwrócić uwagę przedewszystkim
• Specjalne ustawienia urządzeń nieprzewidziane w instrukcjach
• Czasie kolejnych inspekcji, które czekają na statek w przyszłości
• Listę zamówień, które powinny przyjść w następnym porcie (te oznaczone jako ważne)
• Specjalne wymogi portowe, np maksymalne ciśnienie, sposoby kalkulacji i ważniejsze informacje
• Region pływania i związane z nimi wymogi np organizacji śmici na burcie
• Typy raportów, które należy wypełniać oraz ich terminy
• Zmiany w SMS, które nastąpiły w ostatnich 4-5 miesiącach
• Krótka opinia o załodze, aczkolwiek tak by nikogo nie urazić
• Dokumenty i cała papierkologia związana z danym stanowiskiem. Nie musi to być dokładny opis co wpisywać, raczej lista tych dokumentów i ich lokalizacja.
• Najważniejsze kontakty np. email do super intendenta

Poniżej znajdziesz przykład handoveru, napisany w języku angielskim i w takim również powinien pozostać z uwagi iż jest to głównie język dominujący na morzu. Tak przygotowany handover będzie bardzo czytelny i zawierał najważniejsze informacje. Po przyjeździe na statek człowiek najczęściej nie jest jeszcze przygotowany w pełni na pracę w 100% swoich możliwości, do tego potrzeba chwili czasu, a narzucenie zbyt wielu nieistotnych informacji powoduje iż cały proces przekazywania obowiązków nie jest efektywny na tyle na ile powinien być. Tak więc starajmy się nie pisać w nich głupot. Piszmy tak jak sami chcielibyśmy taki handover otrzymać.